2020년 2월 졸업예정자는 아래와 같이 졸업정산보고서를 제출하여 주시기 바랍니다.

 

▶ 위험물 및 실험장비 청산보고서(첨부양식)는 학과사무실(담당: 장정수, T.2606)에 제출하시기 바랍니다. 

    학사과정은 위험물 미대상자인 경우 제출하지 않아도 됩니다.

 

□ 제출대상 : 2020년 2월 졸업예정인 학사, 석사 및 박사(복수학위 포함)

□ 제출방법 : KAIST Portal 로그인 → 학사시스템 → 졸업관리시스템 → 졸업정산보고서

□ 제출기한 : 2019년 12월 31일(화)까지

※ 졸업정산보고서 등록 및 최종승인(학과장)까지 제출기한 내 완료하여야 함.

□ 처리절차 : 졸업정산보고서 작성(졸업예정자) → 각 정산대상 행정부서에서 정산 승인 처리 → 지도교수 승인 →

                  학과장 최종승인

□ 졸업정산보고서 작성 시 유의사항

1) 인적사항(E-mail) : 카이스트 이메일주소 외 학생 본인의 외부 이메일주소 입력

2) 진로현황 : 진로구분(취업, 진학, 기타) 선택 후 해당 항목을 모두 입력

3) 학위수여식(졸업식) 참석여부 : 2020.2.21.(금) 개최예정인 학위수여식(졸업식) 참석여부 입력

□ 학위수여식(졸업식) 참석관련 유의사항

1) 학위수여식(예정) : 2020년 2월 21일(금)

2) 학위수여식 참석여부 : 졸업정산보고서(학위수여식 참석여부)에 “참석”으로 제출한 학생에 한하여 학위수여식

(졸업식) 참석이 가능함.

※ 졸업정산보고서 제출기한(2019년12월31일) 이후 학위수여식 참석여부 변경은 2020년1월10일(금)까지 가능하며, 참석여부 변경은 학생지원팀(이주영, jylee15@kaist.ac.kr)으로 별도 연락바랍니다.

(졸업정산보고서에서 수정·제출하지 않음.)

 

□ 각 정산대상별 담당부서 및 처리절차 안내

구분	담당부서	문의처(연락처/ 담당자)	처리절차
위험물	학과사무실	각 학과사무실	위험물 및 실험장비 청산보고서(붙임 참조) 서면작성 및 지도교수 확인 → 학과사무실 제출 → 학과 승인 ※ 위험물 미대상자는 소속 학과사무실에 문의
도서반납	학술정보 운영팀	내선 2225 / 홍창수 내선 2239 / 황미경 *(서울캠퍼스) 내선*1-3216 김행란	도서관 시스템 연동 ※ 미확인은 도서관 대출실에 문의
연구노트	학술정보 개발팀	내선 4496 / 권소영 내선 4472 / 이경찬	전자연구노트시스템 연동
차량	안전팀	내선 8000, 2345 / 이수지 *(서울캠퍼스) 내선*1-3231 김승기	차량비표 발급자: 안전팀에 차량비표 직접 반납 후 승인 차량비표 미발급자: 안전팀에서 승인
예비군	예비군대대	내선 1421 / 진영철 *(서울캠퍼스) 내선*1-3231 김승기	예비군대대에서 직접 승인
클리닉	클리닉	내선 0501 /장수정	진료비 미납 확인 후 클리닉에서 직접 승인 (보고서 등록 후 약 1~2일 소요) ※ 진료비 미납자에 한해 개별 연락

※ 연구노트 제출과 관련해서는 아래 사항을 참고하여 주시기 바랍니다.

 

□ 연구노트 제출관련 안내

▷ 제출 대상 : 국가연구개발과제 참여연구원

▷ 제출 방법 : 본인이 참여한 모든 과제의 연구노트를 ELN(https://eln.kaist.ac.kr)을 통해 제출

1) 서면연구노트 : 전자연구노트시스템 → 서면연구노트 제출∙비치∙인계 신청 →

연구책임자 승인 → 연구노트관리부서(학술정보개발팀)에 제출

※ 서면연구노트 등록을 하지 않은 경우 먼저 등록 후 신청

※ 비치∙인계의 경우 연구실에 보관

2) 전자연구노트 : 전자연구노트시스템 → 전자파일 등록 → 보존∙활용

※ 시점인증은 선택사항이나 최종본에 대해서는 시점인증을 권하며 연구책임자 승인 필요

3) 미제출사유서 : 전자연구노트시스템 → 미제출사유서 신청 → 연구책임자 승인

※ 사유는 선택 항목만 가능하며 기타의 경우도 행정적으로 문제가 없는 사유 입력 요함

▷ 연구노트 관련 문의 : 내선 4496(학술정보개발팀 권소영), 내선 4472(학술정보개발팀 이경찬)

 

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Students who are expecting to graduate in Feb. 2020 are requested to submit the clearance form as follows:

 

□ Applicability : Undergraduate, master’s and doctoral students who are expecting to graduate in Feb. 2020

                             (including dual-degree students)

□ How to submit : KAIST Portal log-in → Academic Systems → Graduation management system → Clearance form

□ Deadline for submission : Dec. 31 (Tue), 2019

※ Within the deadline listed above, all processes ranging from registration of the clearance form to obtaining the final approval from the department head should be completed.

□ Process to handle the clearance from : Completion of registration of the clearance form (prospective graduate) → Approval by responsible administrative departments → Approval by advisor → Approval by the department head

□ Instructions for completion of registration of the clearance form

1) E-mail address under student personal information(Contact) : Please enter a non-KAIST e-mail address of the corresponding student.

2) Career status : After choosing a career choice (employment, continuation of studies, others), please enter all the applicable items.

3) Attendance in degree conferral ceremony (graduation ceremony) : Please check whether to attend the degree conferral ceremony scheduled for Feb. 21, 2020 or not

   □ Matters Concerning Attendance in Degree Conferral Ceremony

1) Degree Conferral Ceremony(scheduled) Feb. 21 (Fri), 2020

2) Only students who have checked“attendance” in the clearance form“ are allowed to attend the ceremony.

※ Students who have changed their mind about attending the degree conferral ceremony after the deadline for submission of the clearance form (after Dec. 31, 2019) contact the Student Affairs Team (Joo-young Lee, jylee15@kaist.ac.kr) by Jan. 10 (Fri), 2020. (There is no need to modify relevant information in the clearance form of graduation system.)

 

□ Departments in charge of respective administrative items to be settled and processing procedures

Classification	Responsible department	Contact/ staff-in-charge	Processing procedure
Dangerous goods	Department office	Department office	Completion of the final statement for hazardous substances and experiment equipment (refer to the attachment) and confirmation of advisor → Submission to the department office → Approval by academic department ※ Students who do not need to get approval are advised to contact the office of your academic department.
Return of books	Academic Information Management Team	Ext 2225 / Chang-Soo Hong Ext 2239 / Mi-Kyung Hwang *(Seoul campus) Ext *1-3216 Haeng-Ran Kim	Interoperable with library system ※ Inquiries: Circulation desk of library
Laboratory notebook	Academic Information Development Team	Ext. 4496 / So-young Kwon Ext. 4472 / Kyung-Chan Lee	Interoperable with laboratory notebook
Vehicle	Safety & Security Team	Ext 8000, 2345 / Su-Ji Lee *(Seoul Campus) Ext*1-3231 Seung-Gi Kim	Those who were issued a vehicle registration card are required to return the card to the Safety and Security Team first hand; the Safety and Security Team will grant approval after confirming return. Those who were not issued will be processed as approved by the Safety and Security Team.
Reserve Forces	Reserve Battalion	Ext 1421 / Yeong-Cheol Jin *(Seoul Campus) Ext*1-3231 Seung-Gi Kim	The Reserve Battalion will grant approval firsthand.
Clinic	Clinic	Ext 0501 /Su-Jung Jang	The Clinic will grant approval firsthand. (It takes about 1-2 days after registering the report.) ※ The Clinic will contact the students who have not paid fees individually.

※ With regard to submission of laboratory notebook, please refer to the following.

 

□ Instructions for submission of laboratory notebook

▷ Applicability : Researchers participating in national R&D projects

▷ How to submit : Please submit the laboratory notebooks of all the projects in which you have participated at ELN(https://eln.kaist.ac.kr).

1) Written laboratory notebook : Electronic laboratory notebook system→Request for submission/ retention/handover/takeout outside of written laboratory notebook →Approval by principal investigator→Submit to the department responsible for laboratory notebook (Academic Information Development Team)

  ※ In the case of failing to register written laboratory notebook, please register first.

2) Electronic laboratory notebook : Electronic laboratory notebook system→Registration of electronic file → Preservation∙Utilization

※ Point authentication is optional : required to be approved by principal investigator

3) Statement of reason for non-submission : Electronic laboratory notebook system → Application for statement of reason for non-submission → Approval by principal investigator

※ Statement of reason for non-submission is allowed(permitted) only for reasonable cases such as administrative support personnel or research support personnel. 

▷ Inquiry concerning laboratory notebook : Extension Ext. 4496 (So-young Kwon, Academic Information  Development Team), Extension 4472 (Kyung-Chan Lee, Academic Information  Development Team)